ساختار و تشکیلات
ساختار و تشکیلات سازمانی و اداری به مجموعه‌ای از قوانین، اصول و روابطی گفته می‌شود که وظایف، مسئولیت‌ها روابط و فرآیند‌های ارتباطی درون یک سازمان را به‌طور منظم و منطقی سازماندهی می‌کند. این ساختار، نحوه تقسیم‌کار، هماهنگی و کنترل فعالیت‌ها را مشخص می‌کند و تاثیر مستقیمی بر فرآیند تصمیم‌گیری، تخصیص منابع و کارآیی عملیاتی دارد
اجزای اصلی ساختار سازمانی:
1- تقسیم وظایف:
مشخص می‌کند که هر فرد یا واحد سازمانی چه مسئولیت‌هایی دارد.
2- سلسله مراتب :
نشان می‌دهد که ترتیب مدیریت در سازمان به چه شکل است و چه شخصی باید به چه شخصی گزارش دهد و پاسخگو باشد.
3-حوزه کنترل:
نشان می‌دهد که یک مدیر می‌تواند چند نفر را تحت نظارت داشته باشد.
4-تمرکز یا عدم تمرکز در تصمیم‌گیری:
مشخص می‌کند که تصمیمات در چه سطحی از سازمان گرفته می‌شوند.
اهمیت ساختار سازمانی:
1-افزایش کارایی و بهره‌وری:
با تقسیم وظایف و مشخص‌کردن مسئولیت‌ها، از تداخل کاری جلوگیری می‌شود و ارتباطات بهبود می‌یابد.
2- افزایش انگیزه و رضایت شغلی:
با مشخص شدن مسیر شغلی و وظایف، کارکنان احساس می‌کنند که نقش مهمی در سازمان دارند.
3-تصمیم‌گیری موثرتر:
با مشخص شدن سلسله مراتب و حدود اختیارات، تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر و با دقت بیشتری انجام می‌شوند.
4-پاسخگویی بهتر:
با مشخص شدن مسئولیت‌ها و سلسله مراتب، پاسخگویی بهتری در سازمان انجام می‌شود.
5-انعطاف‌پذیری در واکنش به تغییرات :
ساختار‌های مناسب، امکان انطباق با تغییرات محیطی و استراتژیک را فراهم می‌کنند.
6-کاهش هزینه‌های عملیاتی:
با بهینه‌سازی فرآیند‌ها و کاهش تداخلات، هزینه‌های سازمان کاهش می‌یابد.
پست سازمانی در ادارات :
پست سازمانی در ادارات به جایگاه یا موقعیتی اطلاق می‌شود که به یک فرد واگذار شده تا مجموعه‌ای از وظایف مشخص را در چارچوب ساختار اداری انجام دهد. هر پست دارای عنوان، واحد سازمانی، سطح سلسله مراتبی و شرح وظایف می‌باشد.
اهمیت پست سازمانی
1-نظم و شفافیت در تقسیم کار
2-سنجش عملکرد کارکنان براساس شرح وظایف
3-تعیین دقیق مسئولیت‌ها و اختیارات
4-تسریع در فرآیند استخدام و انتصاب
5- پیشگیری از تداخل وظایف و موازی‌کاری
گروه‌بندی پست‌های سازمانی:
1-گروه مدیریتی
-پست‌های رده میانی ( مدیر، معاون مدیر یا عناوین همتراز)
-پست‌های رده پایه (رئیس اداره، رئیس گروه یا عناوین همتراز/ معاون اداره یا کارشناس‌مسئول یا عناوین همتراز)
2- گروه تخصصی:
-کارشناسان و متخصصان حوزه‌های فناوری اطلاعات، مالی، حقوقی و...
3-گروه پشتیبانی:
-کارمندان اداری و خدمات عمومی(دفترداری، بایگانی، دبیرخانه و...)
در مجموع پست سازمانی ابزار اصلی برای تعریف دقیق جایگاه‌ها در یک سازمان است که با مشخص کردن وظایف، مسئولیت‌ها و اختیارات، عملکرد هماهنگ و کارآمد را تضمین می‌کند. این مفهوم نقطه شروع همه فعالیتهای منابع انسانی، از جمله جذب، آموزش، ارزیابی است.